1. Kapsam ve veri sorumlusu1. Scope and data controller
Bu Gizlilik Politikası; EmbrChat ("biz") tarafından işletilen embrchat.com web sitesi, başvuru formu ve EmbrChat hizmeti kapsamında kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar. Veri sorumlusu EmbrChat'tir (Berlin, Germany). Kişisel veriler, AB Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR) ve Alman Federal Veri Koruma Kanunu (BDSG) kapsamında işlenir.
Müşterilerimizin kendi ziyaretçilerinden widget aracılığıyla topladığı veriler bakımından EmbrChat, GDPR md. 28 uyarınca müşterimiz adına veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
This Privacy Policy explains how EmbrChat ("we") processes personal data through the embrchat.com website, our application form and the EmbrChat service. The controller is EmbrChat (Berlin, Germany). We process personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (BDSG).
For data our customers collect from their own visitors through the widget, EmbrChat acts as a processor on the customer's behalf under Art. 28 GDPR.
2. Topladığımız veriler2. Data we collect
- Başvuru ve iletişim formları: işletme adı, ad soyad, iş e-postası, telefon (isteğe bağlı), web sitesi, tahmini konuşma hacmi, mesajınız.
- İzin kayıtları: gizlilik onayı ve pazarlama izni, izin tarihi/saati, IP adresi, formun dili.
- Hesap verileri: kullanıcı adı, rol, giriş kayıtları, 2FA yapılandırması.
- Faturalama: şirket ve fatura bilgileri. Kart bilgileri doğrudan ödeme sağlayıcısı tarafından işlenir; bizde saklanmaz.
- Hizmet verileri: müşterilerimizin ziyaretçileriyle yaptığı konuşmalar ve ekler (veri işleyen sıfatıyla).
- Teknik veriler: IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi, zorunlu çerezler, e-posta açılma ve tıklama verileri.
- Application and contact forms: business name, full name, work email, phone (optional), website, estimated conversation volume, your message.
- Consent records: privacy acceptance and marketing opt-in, timestamp, IP address, form language.
- Account data: username, role, sign-in logs, 2FA configuration.
- Billing: company and invoicing details. Card data is handled directly by our payment provider and is not stored by us.
- Service data: conversations and attachments between our customers and their visitors (as processor).
- Technical data: IP address, browser/device info, essential cookies, email open and click data.
3. Kullanım amaçları3. How we use data
- Başvurunuzu değerlendirmek ve hesabınızı açmak
- Hizmeti sunmak, sürdürmek ve geliştirmek
- Hesap güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek
- Destek taleplerinize yanıt vermek
- İşlemsel e-postalar göndermek
- İzniniz varsa ürün güncellemeleri ve kampanya e-postaları göndermek
- Yasal yükümlülükleri yerine getirmek (fatura, kayıt saklama)
- Reviewing your application and opening your account
- Providing, maintaining and improving the service
- Securing accounts and preventing abuse
- Responding to support requests
- Sending transactional emails
- Sending product updates and offers if you opted in
- Meeting legal obligations (invoicing, record keeping)
4. Hukuki dayanaklar4. Legal bases
Sözleşmenin kurulması ve ifası (GDPR md. 6(1)(b)); yasal yükümlülükler (md. 6(1)(c)); hizmet güvenliği gibi meşru menfaatlerimiz (md. 6(1)(f)); pazarlama e-postaları için ise açık rızanız (md. 6(1)(a)). Rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR); legal obligations (Art. 6(1)(c)); our legitimate interests such as service security (Art. 6(1)(f)); and your consent for marketing emails (Art. 6(1)(a)). You can withdraw consent at any time.
5. E-posta iletişimi ve izin5. Email communications & consent
Nasıl abone olunur: Pazarlama e-postalarımıza yalnızca embrchat.com üzerindeki başvuru formunda, varsayılan olarak işaretsiz gelen ayrı onay kutusunu işaretleyerek abone olunabilir. İzin verilen tarih, saat ve IP adresi kaydedilir.
Ne göndeririz:
- İşlemsel: başvuru onayı, hesap kurulumu, giriş/2FA ve şifre sıfırlama bildirimleri, faturalar, hizmet değişikliklerine ilişkin zorunlu bildirimler.
- Pazarlama (izinle): yeni özellikler, kullanım ipuçları, aylık en fazla birkaç bülten ve kampanya.
Neyi asla yapmayız: satın alınmış, kiralanmış, üçüncü taraflardan alınmış veya internetten toplanmış e-posta listelerine gönderim yapmayız; e-posta adresinizi satmayız.
Abonelikten çıkma: Her pazarlama e-postasının altında tek tıkla çalışan bir abonelikten çıkma bağlantısı bulunur. Ayrıca e-posta tercihleri sayfasından veya [email protected] adresine yazarak çıkabilirsiniz. Talepler en geç 2 iş günü içinde uygulanır.
E-postalarımız Customer.io gibi bir e-posta gönderim altyapısı üzerinden gönderilir; açılma ve tıklama ölçümü yalnızca gönderim kalitesini iyileştirmek için kullanılır.
How people subscribe: The only way to join our marketing emails is the separate opt-in checkbox on the embrchat.com application form, which is unchecked by default. We record the date, time and IP address of consent.
What we send:
- Transactional: application confirmation, account setup, sign-in/2FA and password reset notices, invoices, mandatory service notices.
- Marketing (opt-in): new features, usage tips, at most a few newsletters and offers per month.
What we never do: email purchased, rented, third-party or scraped lists, or sell your email address.
Unsubscribing: Every marketing email has a one-click unsubscribe link in the footer. You can also use our email preferences page or write to [email protected]. Requests are applied within 2 business days.
Our emails are delivered through an email service provider such as Customer.io; open and click tracking is used only to improve delivery quality.
6. Paylaşım ve alt işleyiciler6. Sharing & sub-processors
Verilerinizi satmayız. Yalnızca hizmeti sunmak için gerekli tedarikçilerle, sözleşmeye bağlı olarak paylaşırız:
| Tedarikçi türü | Amaç |
|---|---|
| Barındırma / sunucu | Site ve uygulamanın çalışması |
| E-posta gönderim altyapısı (örn. Customer.io) | İşlemsel ve izinli pazarlama e-postaları |
| CDN / güvenlik (örn. Cloudflare) | Hız ve saldırı koruması |
| Ödeme sağlayıcısı | Abonelik tahsilatı |
Ayrıca yasal zorunluluk halinde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşım yapılabilir.
We do not sell your data. We share it only with providers needed to run the service, under contract:
| Provider type | Purpose |
|---|---|
| Hosting / servers | Running the website and app |
| Email delivery (e.g. Customer.io) | Transactional and opt-in marketing emails |
| CDN / security (e.g. Cloudflare) | Speed and attack protection |
| Payment provider | Subscription billing |
We may also disclose data to authorities where legally required.
7. AB/AEA dışına aktarım7. Transfers outside the EU/EEA
Bazı tedarikçilerimiz AB/AEA dışında (örn. ABD) bulunmaktadır. Bu aktarımlar, AB Komisyonu yeterlilik kararları (EU-US Data Privacy Framework dahil) veya Standart Sözleşme Maddeleri (SCC) gibi GDPR md. 44 ve devamındaki güvencelerle yapılır.
Some providers are located outside the EU/EEA (e.g. the United States). Such transfers rely on safeguards under Art. 44 et seq. GDPR, such as EU Commission adequacy decisions (including the EU-US Data Privacy Framework) or Standard Contractual Clauses (SCCs).
8. Saklama süreleri8. Retention
- Onaylanmayan başvurular: 12 ay
- Hesap verileri: hesap süresince + yasal süreler
- Fatura kayıtları: 10 yıl (Alman ticaret ve vergi hukuku, HGB / AO)
- Pazarlama izni kayıtları: izin geri alındıktan sonra ispat amacıyla 3 yıl
- Denetim kayıtları: 2 yıl
- Applications not approved: 12 months
- Account data: for the life of the account + statutory periods
- Invoices: 10 years (German commercial and tax law, HGB / AO)
- Marketing consent records: 3 years after withdrawal, as proof
- Audit logs: 2 years
9. Güvenlik9. Security
Verileri iletimde TLS ile şifreleriz; personel için 2FA zorunludur; erişim rol bazlıdır ve değiştirilemez denetim kayıtlarıyla izlenir. Hiçbir sistem %100 güvenli olmasa da riskleri en aza indirmek için makul teknik ve idari tedbirleri uygularız.
We encrypt data in transit with TLS, require 2FA for staff, use role-based access monitored by immutable audit logs. No system is 100% secure, but we apply reasonable technical and organizational measures to minimize risk.
10. Haklarınız10. Your rights
GDPR md. 15–21 kapsamında verilerinize erişme, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, veri taşınabilirliği ve işlemeye itiraz etme haklarına sahipsiniz; rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Ayrıca bir veri koruma denetim makamına (örn. Berlin Veri Koruma ve Bilgi Özgürlüğü Komiserliği) şikâyette bulunma hakkınız vardır.
Under Art. 15–21 GDPR you have the right to access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and to object to processing, and you may withdraw consent at any time. Write to [email protected]; we respond within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (e.g. the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information).
11. Çocukların gizliliği11. Children
Hizmetimiz işletmelere yöneliktir ve 18 yaş altındaki kişilere yönelik değildir. Bilerek çocuklardan veri toplamayız.
Our service is for businesses and is not directed at anyone under 18. We do not knowingly collect data from children.
12. Değişiklikler12. Changes
Bu politikayı güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri hesap sahiplerine e-posta ile bildiririz. Güncel sürüm her zaman bu sayfadadır.
We may update this policy. Material changes are notified to account holders by email. The current version is always on this page.
13. İletişim13. Contact
EmbrChat
Berlin, Germany
Gizlilik: [email protected] · Destek: [email protected]
EmbrChat
Berlin, Germany
Privacy: [email protected] · Support: [email protected]